Presupuesto

¿QUE ES UN PRESUPUESTO?

Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica  durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Un presupuesto es un plan  operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.  

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Esto lo puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit, es decir, que los gastos superen a los ingresos o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit, que los ingresos superan a los gastos.

¿PARA QUE SIRVE UN PRESUPUESTO?

Básicamente un presupuesto sirve para saber en qué se gasta el dinero, para priorizar entre gastos obligatorios, necesarios y discrecionales, para saber si uno es capaz de pagar los créditos que alegremente nos ofrecen, para ahorrar y alcanzar nuestros objetivos de largo plazo, para vivir con los pies en la tierra y dentro de las posibilidades de cada uno, para crear un fondo para eventuales emergencias y para hacer un seguimiento de las eventuales desviaciones respecto de los objetivos propuestos.

El primer paso es determinar a cuánto ascienden los ingresos mensuales de dinero de cada uno. Pueden ser sueldos o salarios, aunque también hay que considerar las propinas e ingresos por trabajos extras. Si hubiera algún ingreso que tenga una periodicidad distinta de la mensual, se prorratea todo lo recibido en el año, para saber a cuánto equivale aproximadamente en forma mensual.

El segundo paso es detectar todas las salidas de dinero, absolutamente todas. Una forma evidente es anotando durante un mes cada concepto por el cual se gasta dinero. Otra forma más fácil sería si, cada que se gasta un solo centavo, se exige siempre el respectivo comprobante de pago y se guarda para luego sumar todos los acumulados a fin de mes.

El tercer paso es comprobar que la suma de todos los gastos minuciosamente contabilizados no supera a la de todos los ingresos recibidos en el mismo periodo de tiempo. Comprobar lo contrario de manera sostenida es verificar que uno se dirige a la miseria, la cual sólo está siendo deteriorada con un acceso fácil e irresponsable al endeudamiento, probablemente con tarjetas de crédito. Es muy importante:

1.	SABER CUANTO DINERO RECIBE Tener en mente la cantidad que se gana mensualmente ayuda a definir cuáles gastos realmente se pueden asumir y a organizar de la mejor forma la plata para hacerla rendir al máximo.
2.	CONOCER A DONDE VA EL DINERO Esto permitirá definir cuáles gastos son necesarios y cuáles no, de tal forma que se puedan tomar decisiones de consumo responsables y cuidadosas.
3.	ORGANIZAR FINANZAS Tener el control de la economía familiar servirá para priorizar gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades para analizar distintas  situaciones y reaccionar  de manera  adecuada frente a los problemas.
4.	ESTABLECER COMO ALCANZAR LAS METAS Una vez haya organizado sus gastos y ajustado sus patrones de consumo, podrá priorizar sus metas de corto y largo plazo y comenzar a ahorrar regularmente para alcanzarlas.

¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO?

El presupuesto es importante, porque no permite proyectar los recursos físicos y monetarios que necesitaremos como organización para alcanzar una serie de objetivos o contribuir al cumplimiento de la misión de la empresa, para alcanzar la visión.

Esa previsión nos permite evaluar si contamos o no con los recursos adecuados y en las cantidades necesarias, por ejemplo si los recursos financieros luego de la planeación no son suficientes, sabemos que debemos recurrir al mercado de capitales y financiarnos, y al tener tiempo de sobra (por ser una anticipación) tendremos la oportunidad de escoger la mejor opción de financiación. O en el caso de los recursos humanos podremos capacitarlos para obtener los resultados deseados.

Al presupuestar tenemos una serie de planes de acción y lo más importante de presupuestar, es que al final del periodo presupuestado, podemos darnos cuenta de los resultados obtenidos sean los esperado o no. No quiero decir que el propósito del presupuesto sea el de arrojar resultados no deseados, si no que sabremos qué falló en este periodo para tenerlo presente en la presupuestación del próximo periodo.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar en las operaciones de la organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan e operaciones de la empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo por la revisión de políticas,  estrategias y direcciones de la empresa hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifica en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo  y sirven como norma de comparación una vez se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y al dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas de la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación  entre unidades a determinado nivel vertical y entre ejecutivos de un nivel a otro. Una res de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su último análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobrexposiciones pueden ser detectadas o tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con desenvolvimiento del presupuesto.